SAM (Software Asset Management) pomaga firmom uniknąć strat finansowych poprzez zarządzanie zasobami oprogramowania, optymalizację kosztów i minimalizowanie ryzyka związanego z niezgodnościami licencyjnymi. Straty te mogą wynikać z różnych źródeł, w tym niepotrzebnych wydatków na oprogramowanie, kar za naruszenia licencji, czy też kosztów operacyjnych wynikających z niewłaściwego zarządzania oprogramowaniem. Poniżej opisano, jak SAM przyczynia się do minimalizacji strat oraz jakie konkretne rodzaje strat finansowych mogą wystąpić.

Jakie straty finansowe mogą wystąpić bez SAM?

  1. Nadmierne koszty licencyjne: Firmy bez SAM często zakupują więcej licencji, niż faktycznie potrzebują, co prowadzi do przepłacania za licencje. Na przykład, zakupienie licencji dla wszystkich pracowników, mimo że tylko część z nich używa danego oprogramowania, generuje niepotrzebne wydatki. Brak precyzyjnego dopasowania liczby licencji do użytkowania jest częstą przyczyną nadmiernych kosztów.

  2. Kary za niezgodność licencyjną: Audyt licencyjny wykazujący niezgodności może prowadzić do kar finansowych nałożonych przez dostawców oprogramowania. Jeśli organizacja korzysta z większej liczby licencji, niż zakupiono, musi nie tylko dokupić brakujące licencje, ale także może zostać obciążona karami. W niektórych przypadkach te kary mogą być wyjątkowo wysokie, zwłaszcza w przypadku dużych organizacji korzystających z złożonych systemów.

  3. Koszty związane z zakupem nieużywanego oprogramowania (shelfware): Zakup oprogramowania, które nie jest później wykorzystywane, generuje straty wynikające z niepotrzebnych zakupów. Jest to jeden z najczęstszych źródeł niepotrzebnych wydatków, zwłaszcza w dużych organizacjach, które mogą nie być w stanie efektywnie monitorować wszystkich swoich zasobów.

  4. Straty związane z nieefektywnym licencjonowaniem: Firmy, które nie optymalizują swoich modeli licencjonowania, mogą przepłacać za nieodpowiednie licencje. Na przykład, kupowanie licencji na każde stanowisko pracy, zamiast korzystania z bardziej elastycznych modeli, takich jak subskrypcje na użytkownika lub licencje chmurowe, może prowadzić do znacznych strat finansowych.

  5. Koszty wynikające z przestarzałego oprogramowania: Korzystanie z oprogramowania, które nie jest już wspierane przez dostawcę (np. ze względu na zakończenie wsparcia technicznego), może narażać organizację na dodatkowe koszty związane z awariami, brakami aktualizacji bezpieczeństwa oraz koniecznością nagłych zakupów nowego oprogramowania. SAM pomaga zarządzać cyklem życia oprogramowania, co minimalizuje te nieprzewidziane wydatki.

  6. Zwiększone koszty zarządzania: Brak scentralizowanego zarządzania licencjami prowadzi do większych kosztów operacyjnych, ponieważ każda jednostka w organizacji może niezależnie zarządzać swoimi zasobami oprogramowania. To powoduje chaos i zwiększone koszty administracyjne, a także ryzyko zakupów dublujących lub niepotrzebnych.

Jak SAM pomaga uniknąć strat finansowych?

  1. Optymalizacja liczby licencji: SAM zapewnia dokładny przegląd wszystkich zainstalowanych programów i licencji w organizacji. Dzięki temu firmy mogą dokładnie sprawdzić, czy korzystają z odpowiedniej liczby licencji. Unikanie nadmiernych zakupów oprogramowania to kluczowy element oszczędności. Firmy, które nie zarządzają licencjami efektywnie, często kupują więcej licencji niż faktycznie potrzebują, co generuje zbędne wydatki. SAM eliminuje ten problem, pomagając dokładnie dopasować liczbę licencji do faktycznego użytkowania.

  2. Redukcja nieużywanego oprogramowania (tzw. „shelfware”): Shelfware to oprogramowanie, które zostało zakupione, ale nie jest używane. Często firmy dokonują zakupów na wyrost, przewidując większe zapotrzebowanie na oprogramowanie, które ostatecznie nie znajduje zastosowania. SAM monitoruje użycie oprogramowania, identyfikując programy, które są rzadko używane lub nie są używane wcale. Pozwala to na odinstalowanie zbędnych aplikacji i unikanie dalszych kosztów związanych z ich utrzymaniem czy odnowieniem licencji.

  3. Unikanie kar za niezgodność licencyjną: Jednym z najpoważniejszych zagrożeń finansowych związanych z zarządzaniem oprogramowaniem są kary finansowe wynikające z audytów licencyjnych, które mogą wykazać niezgodność z warunkami licencyjnymi. Dostawcy oprogramowania często przeprowadzają takie audyty, a brak zgodności może prowadzić do wysokich kar, w tym kosztów związanych z koniecznością dokupienia licencji po wyższej cenie. Dzięki SAM firmy mogą monitorować swoje licencje na bieżąco, unikając niezgodności i związanych z nimi ryzyk finansowych.

  4. Optymalizacja modeli licencjonowania: Wiele oprogramowania oferuje różne modele licencjonowania, takie jak licencje na użytkownika, na urządzenie, na serwer lub subskrypcje oparte na chmurze. SAM pomaga analizować, który model licencjonowania jest najkorzystniejszy dla danej organizacji. Firmy, które nie optymalizują swoich modeli licencjonowania, mogą przepłacać za licencje, które nie są odpowiednio dostosowane do ich potrzeb. Na przykład, jeśli firma płaci za licencje na stanowiska pracy, ale wielu pracowników korzysta z oprogramowania jedynie okazjonalnie, bardziej opłacalnym rozwiązaniem może być model subskrypcyjny lub licencja na użytkownika.

  5. Lepsze zarządzanie cyklem życia oprogramowania: Oprogramowanie ma swoje cykle życia – od momentu zakupu, przez instalację, użytkowanie, aż po wycofanie z eksploatacji. Niezarządzanie tym procesem może prowadzić do niepotrzebnych kosztów związanych z używaniem oprogramowania po zakończeniu jego wsparcia technicznego (end-of-life). SAM śledzi cykle życia oprogramowania, pomagając firmom unikać sytuacji, w których korzystają z przestarzałych wersji oprogramowania, które nie są już wspierane przez dostawcę, co naraża je na dodatkowe koszty związane z aktualizacjami lub koniecznością zakupu nowego oprogramowania w pośpiechu.

  6. Centralizacja zarządzania licencjami: W wielu organizacjach licencje są rozproszone pomiędzy różnymi działami, co prowadzi do niedokładnej kontroli nad kosztami związanymi z oprogramowaniem. Zespoły IT lub poszczególne działy mogą dokonywać zakupów niezależnie od siebie, co prowadzi do powielania zakupów. Dzięki SAM można scentralizować zarządzanie licencjami, co umożliwia lepsze negocjowanie warunków zakupu, uniknięcie duplikacji licencji oraz lepsze wykorzystanie już posiadanych zasobów.

 

Podsumowanie

SAM pozwala firmom unikać różnorodnych strat finansowych poprzez zarządzanie licencjami, optymalizację kosztów i monitorowanie użycia oprogramowania. Straty mogą pochodzić z nadmiernych zakupów, nieużywanego oprogramowania, kar za niezgodności licencyjne czy kosztów operacyjnych wynikających z przestarzałych lub źle zarządzanych aplikacji. Dzięki SAM firmy mogą kontrolować te koszty, minimalizować ryzyko i efektywnie zarządzać swoimi zasobami oprogramowania.